مشتری کالایی را میخواهد که در فهرست شما موجود است، اما روی قفسه پیدا نمیشود. یا هنگام خرید تازه متوجه میشوید از همان کالا چند بسته در انبار مانده است. هر دو اتفاق یک مشکل مشترک دارند: عددی که بر اساس آن تصمیم میگیرید، تصویر دقیقی از موجودی واقعی نیست.
کنترل موجودی کالا یعنی بدانید از هر کالا چه مقدار در اختیار دارید، این مقدار چگونه تغییر کرده و چه بخشی از آن واقعاً قابل فروش یا مصرف است. برای شروع لازم نیست فرآیند پیچیدهای بسازید؛ یک فهرست منظم، ثبت بهموقع و شمارش قابل اتکا مهمتر از تعداد گزارشهاست.
کنترل موجودی کالا چه فرقی با انبارگردانی دارد؟
کنترل موجودی یک کار پیوسته است: دریافت کالا ثبت میشود، خروج آن مشخص است و موجودی بهصورت منظم بررسی میشود. انبارگردانی، شمارش فیزیکی کالا و مقایسه نتیجه آن با سوابق است؛ یکی از ابزارهای همین کنترل محسوب میشود، نه جایگزین تمام آن.
برای مثال، شمارش آخر ماه نشان میدهد چند بسته کالا دارید، اما بهتنهایی توضیح نمیدهد اختلاف از کدام فروش ثبتنشده یا دریافت اشتباه ایجاد شده است. برای پیدا کردن علت به سابقه گردش کالا نیاز دارید. ثبت مقدار، محل نگهداری و شناسه کالا در کنار شمارش فیزیکی از اجزای یک فرآیند قابل پیگیری است. راهنمای پیگیری موجودی Shopify
در این مقاله درباره تعداد یا مقدار فیزیکی صحبت میکنیم. محاسبه ارزش ریالی موجودی و بهای تمامشده موضوع جداگانهای است و نباید با شمارش کالا یکی گرفته شود.
قدم اول: برای هر کالا یک هویت مشخص بسازید
نامهایی مانند «لیوان بزرگ»، «لیوان بزرگ جدید» و «لیوان ۳۵۰» ممکن است در عمل به یک کالا اشاره کنند؛ یا برعکس، دو کالای متفاوت با یک نام ثبت شوند. پیش از شروع، فهرست کالاها را یکدست کنید.
برای هر قلم این اطلاعات را مشخص کنید:
- کد یکتا؛ مانند CUP-350-W برای یک لیوان مشخص.
- نام روشن همراه با ویژگی متمایزکننده مثل اندازه، رنگ یا مدل.
- واحد پایه؛ مثلاً عدد، کیلوگرم یا متر.
- محل نگهداری؛ اگر کالا در بیش از یک محل قرار دارد.
- وضعیت قابل فروش، آسیبدیده یا کنارگذاشتهشده، در صورت نیاز.
اگر خرید را بستهای و فروش را عددی انجام میدهید، ضریب تبدیل باید روشن باشد. فرض کنید هر بسته ۱۲ عدد دارد؛ ورود ۵ بسته باید معادل ۶۰ عدد ثبت شود. ثبت عدد ۵ در ستونی که واحدش «عدد» است، از همان ابتدا موجودی را نادرست میکند.
قدم دوم: یک موجودی آغاز قابل اعتماد تعیین کنید
یک زمان مشخص برای شروع انتخاب کنید و موجودی فیزیکی را بشمارید. اگر همزمان فروش یا دریافت ادامه دارد، جابهجاییهای حین شمارش را جدا ثبت کنید تا معلوم باشد کدام تغییر قبل یا بعد از شمارش رخ داده است.
برای نمونه، این جدول میتواند مبنای شروع باشد:
| کد کالا | نام | واحد | محل | مقدار شمارششده |
|---|---|---|---|---|
| CUP-350-W | لیوان سفید ۳۵۰ میلیلیتری | عدد | قفسه A | ۱۲۰ |
| BOX-S | جعبه کوچک | عدد | قفسه B | ۸۰ |
| BEAN-01 | دانه قهوه ترکیب اول | کیلوگرم | انبار مواد | ۶٫۵ |
این اعداد صرفاً نمونه آموزشیاند. موجودی آغاز هر کسبوکار باید از شمارش و بررسی خودش به دست بیاید، نه از حدس یا فاکتورهای خرید گذشته.
قدم سوم: هر تغییر موجودی را با علت ثبت کنید
فقط خرید و فروش، موجودی را تغییر نمیدهند. مرجوعی مشتری، برگشت به تامینکننده، مصرف داخلی، ضایعات و انتقال بین محلها هم باید قابل پیگیری باشند.
برای هر رویداد، حداقل تاریخ، کد کالا، مقدار، واحد، نوع رویداد، مرجع و ثبتکننده را نگه دارید. مرجع میتواند شماره رسید دریافت، فاکتور فروش یا برگه ثبت ضایعات باشد.
یک قاعده عملی برای شروع این است: تغییر موجودی در همان نوبت کاری ثبت شود، نه چند روز بعد از روی حافظه. اگر ثبت را شخص دیگری انجام میدهد، تحویل اطلاعات بین مسئول فروش و انبار باید روشن باشد.
انتقال داخلی را هم با خروج از کل کسبوکار اشتباه نگیرید. جابهجایی ۱۰ عدد از انبار به ویترین، موجودی انبار را کم و موجودی ویترین را زیاد میکند؛ اما مجموع موجودی کسبوکار تغییر نمیکند.
یک مثال برای محاسبه موجودی پایان
فرض کنید موجودی آغاز یک کالا ۱۲۰ عدد است و این اتفاقها ثبت میشوند:
| رویداد | اثر مقداری |
|---|---|
| دریافت کالا | ۴۰+ |
| فروش و خروج | ۳۵− |
| بازگشت کالای سالم از مشتری به موجودی | ۳+ |
| خروج کالای آسیبدیده از موجودی مورد محاسبه | ۲− |
در این مثال، موجودی ثبتشده پایان برابر است با:
۱۲۰ + ۴۰ − ۳۵ + ۳ − ۲ = ۱۲۶ عدد
این محاسبه وقتی معتبر است که همه رویدادها مربوط به همان کالا، همان واحد و همان محدوده موجودی باشند. اگر کالای آسیبدیده هنوز در محل نگهداری است، آن را جداگانه مشخص کنید؛ «موجودی فیزیکی کل» و «موجودی سالم قابل فروش» ممکن است برابر نباشند. همچنین کالای مرجوعی را پیش از بررسی سلامت، خودکار قابل فروش فرض نکنید.
قدم چهارم: مغایرت را بررسی کنید، فقط عدد را عوض نکنید
اگر سیستم ۱۲۶ عدد نشان دهد ولی شمارش معتبر ۱۲۳ عدد باشد، اختلاف اولیه ۳ عدد است. این اختلاف بهتنهایی ثابت نمیکند کالا گم شده یا تخلفی رخ داده است.
برای بررسی، این ترتیب پیشنهادی را دنبال کنید:
۱. دوباره شمارش کنید و مطمئن شوید کالای مشابه اشتباه شمرده نشده است.
۲. زمان شمارش را با زمان ثبت دریافت و فروش تطبیق دهید.
۳. بسته و عدد، کیلوگرم و گرم یا سایر تبدیل واحدها را بررسی کنید.
۴. مرجوعی، ضایعات و انتقال داخلی ثبتنشده را جستوجو کنید.
۵. اگر اصلاح موجودی لازم شد، علت، تاریخ و مسئول تایید را ثبت کنید.
اصلاح موجودی بدون توضیح ممکن است عدد امروز را درست کند، اما امکان پیدا کردن علت تکرار اختلاف را از بین میبرد.
قدم پنجم: همه کالاها را با یک فاصله زمانی بررسی نکنید
برنامه شمارش باید با تعداد کالاها، سرعت گردش و ریسک کسبوکار هماهنگ باشد. برای شروع میتوانید اقلام حساس، گرانقیمت یا دارای مغایرت مکرر را زودتر بررسی کنید و برای سایر اقلام برنامه متفاوتی داشته باشید.
مثلاً یک فروشگاه میتواند چند قلم پرفروش را هفتگی و بخشهای دیگر را بهصورت چرخشی بشمارد. این یک نمونه اجرایی است، نه فاصله زمانی الزامی برای همه کسبوکارها. شمارش فیزیکی دورهای کمک میکند تفاوت بین سابقه ثبتشده و موجودی واقعی دیده شود. راهنمای مدیریت موجودی
قدم ششم: برای خرید بعدی فقط به عدد امروز نگاه نکنید
موجودی ۲۰ عددی بهخودیخود زیاد یا کم نیست. اگر مصرف یا فروش روزانه یک عدد باشد با شرایطی که روزانه ۱۰ عدد خارج میشود تفاوت دارد. زمان تامین کالا، نوسان تقاضا و سفارشهای در راه هم مهماند.
قبل از سفارش مجدد این سوالها را پاسخ دهید:
- در دورههای اخیر چه مقدار از این کالا خارج شده است؟
- تامینکننده معمولاً چقدر زمان نیاز دارد؟
- آیا سفارش بازی وجود دارد که هنوز تحویل نگرفتهایم؟
- بخشی از موجودی رزرو، آسیبدیده یا غیرقابل فروش است؟
انتخاب روش مدیریت موجودی به نوع کسبوکار، ویژگی کالا، تغییرات تقاضا و قابلیت اتکای تامینکننده بستگی دارد؛ یک آستانه ثابت برای همه اقلام مناسب نیست. راهنمای مبانی مدیریت موجودی
اکسل کافی است یا به نرمافزار نیاز داریم؟
اگر تعداد کالا و گردش محدود است و مسئول مشخصی فایل را نگه میدارد، یک فایل منظم میتواند نقطه شروع باشد. اما با افزایش ثبت همزمان، تعداد محلها یا نیاز به پیگیری تغییرات، روش فعلی را دوباره ارزیابی کنید.
در انتخاب ابزار، فقط ظاهر گزارش را نبینید. این موارد را با سناریوی واقعی خودتان آزمایش کنید: شناسه و واحد کالا، ثبت ورود و خروج، رسیدگی به مرجوعی، سابقه اصلاحات، سطح دسترسی، خروجی قابل استفاده و پشتیبانگیری. اینها معیار ارزیابیاند و به معنی وجود همه این قابلیتها در هر نرمافزار نیستند.
برای آشنایی با راهکار مرتبط مالیو میتوانید صفحه حسابداری فروشگاهی مالیو را بررسی کنید و پیش از انتخاب، نیازهای واقعی فروشگاه را با امکانات فعلی محصول تطبیق دهید.
چکلیست شروع کنترل موجودی
- برای هر کالا یک کد و واحد مشخص دارم.
- موجودی آغاز را در زمان مشخص شمردهام.
- ورود، خروج، مرجوعی و ضایعات با علت ثبت میشوند.
- انتقال بین محلها را از خروج نهایی جدا کردهام.
- مسئول ثبت و تایید اصلاحات مشخص است.
- برای بررسی مغایرت و شمارش مجدد برنامه دارم.
- قبل از سفارش، فروش یا مصرف اخیر و سفارشهای باز را بررسی میکنم.
برای شروع، یکی از بخشهای کوچک کسبوکارتان را انتخاب کنید، این روند را اجرا کنید و ایرادهای ثبت را پیدا کنید. کنترل موجودی قابل اعتماد از ثبتهای ساده و قابل پیگیری ساخته میشود؛ نه از گزارشهای زیاد روی اطلاعات نادرست.
